Moduł DMS (Document Management System) w enova365 pozwala na kompleksowe zarządzanie dokumentami w firmie, zapewniając ich bezpieczne przechowywanie, szybki dostęp oraz pełną kontrolę nad obiegiem dokumentów. Moduł usprawnia procesy administracyjne i biznesowe, redukuje papierowy obieg dokumentów i zwiększa efektywność pracy zespołów poprzez centralizację informacji oraz automatyzację procesów obiegu dokumentów.

Opis funkcjonalny

1. Przechowywanie i archiwizacja dokumentów

• Centralna baza dokumentów z możliwością przypisywania do klientów, projektów lub spraw.

• Obsługa różnych formatów plików (PDF, Word, Excel, obrazy, e-maile).

• Archiwizacja dokumentów z zachowaniem historii wersji i kontroli dostępu.

2. Obieg dokumentów

• Tworzenie i zarządzanie obiegami dokumentów w firmie (workflow).

• Automatyczne przekazywanie dokumentów do odpowiednich pracowników lub działów.

• Rejestracja etapów akceptacji, podpisów i uwag do dokumentów.

3. Wyszukiwanie i indeksowanie

• Zaawansowane wyszukiwanie dokumentów według tytułu, daty, kontrahenta lub treści.

• Możliwość indeksowania dokumentów w celu szybkiego dostępu do informacji.

• Filtrowanie dokumentów według kategorii, statusu i autora.

4. Bezpieczeństwo i kontrola dostępu

• Definiowanie uprawnień do dokumentów na poziomie użytkownika lub grupy.

• Historia zmian i wersjonowanie dokumentów dla pełnej kontroli nad modyfikacjami.

• Szyfrowanie dokumentów i zabezpieczenie przed nieautoryzowanym dostępem.